الاجتماع الالكتروني الناجح – إرشادات تساعدك على تخطي تحدّيات اليوم فيما يخص تقنيةّ الاجتماعات الافتراضية

تعد إدارة الاجتماعات الكبيرة فنًا. عبر ‘زوم‘ أو أي أداة اتصال بالفيديو غيره.
خلال الوقت الحالي خصوصًا كوننا في الحجر الصحي. تحولت الدقائق العشر التي تقضيها عند براد المياه تناقش زميلك في العمل خبرًا سمعته في اليوم الماضي إلى ستون دقيقة في اتصال يتم عبر ‘زوم‘ من بين الاجتماعات الأخرى المهمة والتي تتطلب تواصلًا يمثل اجتماعًا افتراضيًا عبر الإنترنت. بِتنا أكثر إنشغالًا من أي وقت مضى. آخذين بعين الاعتبار التوقيت الزمني الذي يختلف من مكان لآخر فيما لو كنت تعمل لصالح شركة عالمية فإنك ستحتاج أن تدرّب نفسك وزملائك على سلوكيات مهمة فاعلة تساهم في انجاح الاجتماعات الالكترونية.
المعطيات أولًا… a 2019 survey on meetings from Doodle، وجدت منصة جدولة زمنية، أن ما يُفضّل من الاجتماعات هي التي تتم بمقابلة شخص لشخص، وجه لوجه. ولكننا نتعامل الآن بواقع مختلف. نظرًا لانتشار فايروس الCOVID-19، تُجرى اجتماعاتنا عن طريق برنامج ‘سكايب‘، ‘ويب إكس‘، ‘زوم‘، أو عبر الاتصال الجماعي بالفيديو. هناك بالطبع، الكثير من الطرق الأخرى للتواصل عن بعد. البريد الألكتروني، الرسائل النصية، المحادثة الجماعية، أو مكالمة هاتفية اعتيادية. فلم يحظى ‘زوم‘ بكل هذا الاهتمام بينهم؟
لأننا جميعًا نميل إلى طريقة للتواصل تكون آدمية. ويبدو أن ‘زوم‘ سيكون التالي على قائمة المفضلات. قد يكون هذا جزءًا من المشكلة! ولكن يمكن أن يتسبب تداوله ببعض الإزعاج. وبهذا يمكن للاجتماع الافتراضي أن يكلّف نفس مقدار الطاقة التي تبذلها في اجتماع يتم وجهًا لوجه.
لذا، ما الذي يثير كل هذا الانهاك في الاجتماع بأشخاص عن طريقة المحادثة الجماعية عبر الفيديو؟ هناك عدد من العوامل: لغة الجسد وإشارات أخرى نأملها ولا نتمكن من تحقيقها؛ الطريقة التي نترقب بها مظهرنا الخاص؛ المحاكاة التي تجعلنا نحدق في الوجوه عن قرب؛ عدم القدرة على أخذ استراحة، الحركة، أو الانتقال إلى مكان آخر.

ستساعدك قواعد الإتيكيت على إدارة اجتماعك المقام عبر اتصال الفيديو.
  1. 1- إبدأهُ في الوقت المحدد وقم بالتأكد من سلامة عمل أجهزتك قبل البدء.
تأخذ الاجتماعات الالكترونية كمتوسط 40 دقيقة. ولكن تذهب 8 دقائق للمشكلات التقنية الحاصلة عند البدء. لذا تأكد من تفحصك لها مسبقًا. تسبب إشارة الانترنت البطيئة إزعاجًا كبيرًا، كذلك قصور عمل لاقطة الصوت والأمور المتعلقة بالربط الشبكي. من أهم الأشياء التي يتوجب عليك فعلها قبل الانضمام إلى اجتماع افتراضي عبر الانترنت أو استضافة آخر هو أن تحرص على عمل جهاز الحاسوب الخاص بك بشكل صحيح وأن توفر شبكة إنترنت سريعة تمكنك من الحصول جودة عالية لاتصال الفيديو. يمكن تفحص سرعة الإنترنت الخاص بك عن طريق الرابط الآتي:
https://projectstream.google.com/speedtest
  1. 2- عرض محكم
عندما تنضم الى اتصال الاجتماع الالكتروني، عليك الاهتمام بالجانب المرئي. تأكد ألا يكون مصدر الضوء خلفك، ولكن أمامك – وإلا ستظهر وكأنك بقعة كبيرة من الظلام. أنظر إلى عدسة الكاميرا، وليس الشاشة. فهذه الطريقة الوحيدة للنظر إلى عيني المتلقي مباشرة. وباستخدام أدوات ‘تيمز‘ يمكنك على سبيل المثال تقليل التركيز على الخلفية أو أن تنقل نفسك إلى شاطئ مهجور: تنفعك عندما لا تجد وقتًا لترتيب غرفتك!
  1. 3- قم بتقديم نفسك
يبدأ كل شئ بمضيف رائع بالذات عندما لا يعرف المشاركون بعضهم بعضًا، من الجيد دومًا تقديم الجميع. يتكلف مضيف الاجتماع بذلك، ولكن بالطبع يمكن للمشاركن الآخرون تقديم أنفسهم. يفضّل فعل ذلك لأنه يمكّن الجميع من سماع أصواتهم لوهلة. فيأخذ الصوت الأهمية الكبرى في الاتصالات.
  1. 4- إحرص على إعلامهم في حال كنت تتصل بهم من مكان فيه ضوضاء
تدخل في العالم المثالي الاجتماع حيث الصمت والسكينة. ولكن تنحدر تلك الحدود، خلال الحجر الصحي، بين الحياة الشخصية والعائلية. يركض الأطفال بينما تقوم أنت باجتماعك ليقاطعوك. تنثر قطع المكعبات البلاستيكية الخاصة بابنك الصغير على الأرضية الخشبية.
  1. 5- إكتم الصوت بينما لا تتحدث
قد لا تصل إليك جميع الأصوات الموجودة حيث تقيم الاتصال، ولكن لاقطة حاسوبك لا تعي ذلك! يمكن أن يظهر صوت المفاتيح عند كتابتك رسالة لزميلك أثناء حضورك اجتماعًا ألكترونيًا لذا قم بكتم لاقطة الصوت.
  1. 6- إجعل من اللقاء قصيرًا ومثمرًا

تتسبب الاجتماعات الالكترونية بالتعب. لا سيما أن كل ما تبذله في سبيل أن تبقى موجودًا في الاجتماع هو آذان مصغية. فيكلفك ذلك كمًّا من تركيزك. خصوصًا عندما يصلك صوت الطرف الآخر نتيجة إتصال سئ بالإنترنت. حاول خلال الاتصال أن تصب تركيزك على ما هو ضروري فقط.

جرب الآتي في حال أحسست بالتعب جرّاء اتصالاتك عبر ‘زوم‘:

1- يجب أن يكون اتصال الفيديو اختياريًا، كماعليك معرفة عدم وجوب تشغيل الكاميرا خلال كل اجتماع.

2- سيساعدك إبقاء شاشتك إلى الجانب عوضًا عن مقابلتها لك بشكل مباشر على التركيز.

تحاول مع كل اجتماع عبر الفيديو أن تجسّد حالة الحياة الحقيقية كما هي.

ترجمة: لبنى جمال

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Translate »